เพราะการติดฉลากสินค้าด้วยเครื่องพิมพ์บาร์โค้ดช่วยให้การตรวจสอบสินค้าเข้าออกคลังเป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้องสูงสุด ลดความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูลด้วยมือ ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้าและการสูญเสียได้ ธุรกิจขนส่งและคลังสินค้าขนาดใหญ่หลายแห่งจึงหันมาใช้เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดในการสร้างรหัสเฉพาะสำหรับแต่ละพัสดุหรือกล่องสินค้า เพื่อให้สามารถติดตามตำแหน่งและสถานะได้ทุกขั้นตอน ตั้งแต่การรับเข้าสู่คลัง การจัดเก็บบนชั้น การเคลื่อนย้ายภายในระบบอัตโนมัติ ไปจนถึงการจัดส่งถึงมือลูกค้า ทำให้การจัดการสินค้าทั้งระบบเป็นไปอย่างราบรื่น

เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดยังช่วยให้กระบวนการผลิตมีความโปร่งใส

ตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รหัสล็อตผลิต วันที่ผลิต วันหมดอายุ หรือหมายเลขเครื่องจักรที่ใช้ผลิตลงบนฉลาก เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดสามารถทำได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว การมีข้อมูลเหล่านี้ติดอยู่กับสินค้าช่วยให้สามารถติดตามปัญหาย้อนกลับได้ในกรณีที่เกิดข้อบกพร่องในสายการผลิต ช่วยลดความเสียหายและเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า อีกทั้งยังสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านมาตรฐานอุตสาหกรรมในระดับสากล ที่ให้ความสำคัญกับการตรวจสอบย้อนกลับ (traceability) ซึ่งเครื่องพิมพ์บาร์โค้ดสามารถตอบโจทย์ในส่วนนี้ได้อย่างครบถ้วน

ในอุตสาหกรรมค้าปลีก เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดกลายเป็นหัวใจหลักของระบบการขายสินค้า เพราะฉลากบาร์โค้ดที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์บาร์โค้ดเป็นตัวเชื่อมระหว่างสินค้าและระบบ POS การสแกนบาร์โค้ดช่วยให้การขายสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็ว ลดเวลารอของลูกค้าและลดความผิดพลาดในการคิดราคา อีกทั้งยังช่วยให้การจัดการสต็อกสินค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการขาย ระบบจะตัดสต็อกทันที ทำให้ผู้ประกอบการทราบจำนวนสินค้าคงเหลือแบบเรียลไทม์และสามารถวางแผนการสั่งซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดจึงไม่ใช่แค่เครื่องมือในการพิมพ์ฉลากเท่านั้น

เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดก็มีบทบาทสำคัญในการจัดการข้อมูลผู้ป่วย ยา

อุปกรณ์ทางการแพทย์ การพิมพ์ฉลากด้วยเครื่องพิมพ์บาร์โค้ดบนหลอดยา เอกสารเวชระเบียน หรือสายรัดข้อมือผู้ป่วย ช่วยให้โรงพยาบาลสามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในการจ่ายยาและการรักษา ซึ่งเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในระบบสาธารณสุขที่ต้องการความแม่นยำสูงสุด นอกจากนี้เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดยังถูกใช้ในห้องแล็บเพื่อพิมพ์ฉลากตัวอย่างเลือดหรือสารตรวจต่าง ๆ เพื่อให้สามารถติดตามตัวอย่างได้ตลอดกระบวนการตรวจสอบ ในภาคการศึกษาและหน่วยงานราชการ

เครื่องพิมพ์บาร์โค้ดยังถูกนำมาใช้เพื่อจัดการระบบเอกสารและทรัพย์สิน เช่น การพิมพ์รหัสบาร์โค้ดสำหรับติดครุภัณฑ์ หนังสือ หรือแฟ้มเอกสาร ช่วยให้การตรวจนับทรัพย์สินประจำปีเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้น ลดภาระงานเอกสารของเจ้าหน้าที่ลงได้อย่างมาก การนำเครื่องพิมพ์บาร์โค้ดมาใช้ในองค์กรยังช่วยยกระดับภาพลักษณ์ให้ดูเป็นมืออาชีพและทันสมัย สะท้อนถึงการบริหารจัดการที่มีระบบและมีความน่าเชื่อถือ